Чи знаєте ви, як ефективно організувати відрядження і оптимізувати витрати на ділові поїздки? На думку деяких експертів, в більшості компаній витрати на бізнес поїздки мало контролюються - це поки спонтанний і стихійний сегмент витрат. Пропонуємо трохи розібратися в специфіці покупки туристичних послуг для бізнес поїздок.
Туристичні агентства або штатні тревел-координатори?
Якщо ваш бізнес пов'язаний з поїздками в інші міста і країни, а співробітники їздять у відрядження не менше 2х раз на місяць - в штаті вашої компанії має бути фахівець, відповідальний за організацію поїздок. Деякі компанії обмежують його обов'язки контролем за документами і замовленням усіх послуг в турагентстві, інші ж наділяють його повноваженнями самостійно організовувати усі поїздки і бронювати послуги безпосередньо у постачальників (готелів, авіакомпаній і ін.). Здавалося б - все абсолютно очевидно: замовляти тур послуги безпосередньо у постачальників повинно бути вигідніше. Проте, на практиці далеко не завжди це так. Розглянемо переваги замовлення туристичних послуг в агентстві.
Чи можна заощадити, придбаваючи послуги в турагентстві?
При виборі туристичної компанії, клієнти частенько звертають особливу увагу на вартість послуг агентства. На практиці ж послуги агентства складають зовсім незначну частину від загальних витрат на поїздки, тоді як основна частина витрат доводиться на придбання квитків, оплату проживання, трансферів і інших послуг.
Купуючи послуги в туристичній компанії, ви купуєте час і досвід фахівців, завдання яких запропонувати вам продукт за найнижчою вартістю, для чого в їх розпорядженні цілий арсенал засобів. Запропонована турагентством вартість може бути на порядок нижче, ніж при купівлі безпосередньо у провайдера, що дозволить заощадити бюджет навіть з урахуванням вартості послуг туристичного агентства.
Які ж спеціальні можливості мають туристичні компанії? І чи усі турагентства можуть запропонувати однакові можливості для клієнта в плані економії бюджету?
Авіаперельоти
Купуйте авіаквитки в агентстві з акредитацією IATA.
Тільки такі агентства мають право оформляти квитки і працюють з авіакомпаніями безпосередньо. Усі інші компанії є посередниками і перепродають авіаквитки, куплені в IATA-акредитованому агентстві. Окрім нижчої ціни, робота з IATA- акредитованим агентством має ще одно важливу перевагу: у разі будь-яких змін вашої поїздки, агентство може оперативно внести відповідні зміни в авіаквиток. Посередник такої можливості не має і буде вимушений звертатися в те агентство, де він придбав для вас переліт. Це уповільнює процес і знижує якість обслуговування.
Укладення трибічних договорів з авіакомпаніями.
IATA-акредитоване агентство може узяти на себе усі питання, пов'язані з отриманням для вашої компанії конфіденційних тарифів і знижок в авіакомпаніях. Маючи досвід укладення подібних договорів, агентство допоможе виділити пріоритетні напрями перельотів і правильно визначити таргет, отримавши для вас найбільш вигідні умови. Адже авіакомпанії, як правило, зацікавлені вказати в договорі як можна більш високий таргет, щоб стимулювати збільшення продажів на своїх рейсах. А для клієнта це не завжди доцільно.
Реєстрація в програмах лояльності авіаперевізників.
Багато авіакомпаній і альянси пропонують корпоративним клієнтам бонусні програми (не плутати з картками часто літаючих пасажирів). Участь вашої компанії в такій програмі дозволяє економити до 10% на авіаквитках. Туристичне агентство візьме на себе усі турботи по реєстрації, внесенню вашого туркода в усі бронювання, веденню балансу і оформленню нагородних квитків.
Оптимізація складних маршрутів - це економія до 30% загальної вартості перельоту.
Грамотний авіаменеджер вручну підбирає найбільш ефективний маршрут, комбінуючи можливості регулярних авіакомпаній з лоукост- перевізниками і наземним транспортом.
Бронювання авіаквитків - переваги перед миттєвою купівлею.
У агентстві можна забронювати авіапереліт, зафіксувавши конкретну вартість. У випадках, коли на рейсі залишається невелика кількість місць в дешевих класах, ви маєте в розпорядженні деякий час для ухвалення рішень, зберігаючи при цьому за собою низький тариф. Ця можливість відсутня при купівлі квитків онлайн.
Виписка авіаквитків по вигідному курсу.
В умовах постійного коливання курсу валют, вартість квитка в гривневому еквіваленті увесь час міняється. У агентстві вам можуть підказати, в який день буде вигідніше оформити квиток, щоб заощадити до декількох сотень або навіть тисяч гривен.
Здешевлення заброньованих авіаквитків.
Деякі агентства мають в розпорядженні спеціальні інструменти для цілодобового відстежування дешевих тарифів авіакомпаній. Якщо такий "робот" знаходить нижчу вартість, він автоматично перебронирует ваш квиток в дешевший клас. Авіакасир агентства також має можливість поставити ваш квиток на лист очікування в дешевшому класі і перебронювати його за кращою вартістю.
Наявність в агентстві декількох систем бронювання.
Акредитовані IATA агентства мають дві і більше систем бронювання авіаквитків (GDS). Нерідко ціна на однаковий переліт в різних системах істотно відрізняється. Один з останніх прикладів - введення авіакомпанією МАУ додаткового збору на авіаквитки в певні системи бронювання. Також ціна квитка може відрізнятися виходячи з особливостей файлірування тарифів і конвертації в гривну. Менеджер агентства порівнює вартість в різних GDS і пропонує найменшу.
Готелі
Наявність декількох систем бронювання.
Багато агентств мають в розпорядженні відразу декілька систем бронювання готелів, де представлені провідні світові провайдери туристичних послуг. Завдяки порівнянню цін і курсів розрахунку в різних системах, менеджер може запропонувати найкращу в даний момент вартість проживання. І частенько ціна виходить нижче, ніж на популярному онлайн-ресурсі або офіційному сайті готелю.
Наявність турпакетних тарифів.
У професійних системах бронювання представлені вигідні "турпакетні" тарифи, які пропонуються в комплексі з авіаперельотом. Такі тарифи доступні тільки при бронюванні в агентстві, їх немає ні на популярних онлайн-ресурсах, ні на офіційному сайті готелю.
Спеціальні умови оплати.
Основним козирем при бронюванні готелів онлайн завжди вважалася можливість забронювати номер без передоплати. На сьогодні багато агентств також пропонують клієнтам відстрочення оплати аж до декількох днів до заселення в готель (за винятком неповоротних тарифів). При цьому купівля проживання через агентство має ряд економічних переваг:
- оплата в гривнах дозволить вам уникнути складнощів з купівлею готівкової валюти або курсових несподіванок при оплаті кредитною картою;
- можливість зафіксувати суму в гривнах дозволяє заощадити в умовах постійного зростання курсу валют : навіть якщо курс істотно виросте - сума в гривнах не зміниться;
- у разі сплаченого проживання, ви можете не пред'являти кредитну картку в готелі, тим самим уникаючи небажаного або несанкціонованого блокування коштів.
Страховка
Усім відомо, що вартість медичної допомоги за кордоном істотно вище, ніж у нас. У свою чергу, вартість туристичного страхового полісу порівняно невелика. Купівля його допоможе вашим співробітникам уникнути великих витрат, а також забезпечить ним необхідну і своєчасну допомогу. Туристичні агентства працюють тільки з перевіреними міжнародними страховими партнерами, що гарантують вам компенсацію усіх витрат.
Програми обліку і аналітики
Економія розпочинається з контролю бюджету ділових поїздок.
Професійна туристична компанія завжди надасть вам розгорнуті аналітичні звіти по ваших ділових поїздках. Це дозволить вам оцінити витрати і економію коштів, збудувати ефективну тревел-політику компанії, а також виявити можливі резерви додаткової економії (завчасне бронювання, встановлення лімітів вартості, бронювання послуг вибраних стратегічних постачальників та ін.)
Додаткові зручності, не варті грошей
Звернувшись в туристичне агентство для організації ділової поїздки, ви також отримаєте цілий набір супутніх безкоштовних послуг, що дозволяють заощадити ваш час і зробити поїздку максимально ефективною.
- бронювання конкретного місця в літаку заздалегідь: знаючи ваші переваги, авіакасир зробить це за умовчанням;
- замовлення спеціальної їжі на борту літака і в готелі;
- оформлення наднормативного і негабаритного багажу;
- реєстрація на рейс і відправка вам посадочних талонів, у тому числі в готель за кордоном;
- відстежування усіх змін стосовно вашого перельоту і своєчасне про них інформування; у разі затримки рейсу авіаменеджер турагентства може пересадити вас на рейс іншої авіакомпанії;
- координація дій приймаючих партнерів у разі зміни плану вашої поїздки: повідомити в готель про пізнє заселення у разі затримки рейсу, скоректувати трансфер і т.д.
- надання допомоги в написанні листів в авіакомпанію (повернення авіаквитка за станом здоров'я або у разі відмови у візі, компенсація за затримку багажу та інше.)
На закінчення слід зазначити, що діловий туризм - це така ж специфічна галузь знань, як і багато інших. На думку більшості великих компаній, що користуються послугами туристичних агентств на постійній основі, для успішного управління фінансами у сфері ділових подорожей необхідно довіряти роботу фахівцям. Не варто витрачати час для навчання своїх співробітників премудрощам роботи турменеджера.
Вибирайте правильного тревел-партнера, що має досвід організації бізнес-поїздок, і ви зможете заощадити не лише час і гроші, але і зробити ваші поїздки максимально ефективними.
