Знаете ли вы, как эффективно организовать командировки и оптимизировать затраты на деловые поездки? По мнению некоторых экспертов, в большинстве компаний затраты на бизнес поездки мало контролируется - это пока спонтанный и стихийный сегмент расходов. Предлагаем немного разобраться в специфике покупки туристических услуг для бизнес поездок.
Туристические агентства или штатные тревел-координаторы?
Если ваш бизнес связан с поездками в другие города и страны, а сотрудники ездят в командировки не менее 2х раз в месяц - в штате вашей компании должен быть специалист, ответственный за организацию поездок. Некоторые компании ограничивают его обязанности контролем за документами и заказом всех услуг в турагентстве, другие же наделяют его полномочиями самостоятельно организовывать все поездки и бронировать услуги напрямую у поставщиков (отелей, авиакомпаний и пр.). Казалось бы - все совершенно очевидно: заказывать тур услуги непосредственно у поставщиков должно быть выгоднее. Однако, на практике далеко не всегда это так. Рассмотрим преимущества заказа туристических услуг в агентстве.
Можно ли сэкономить, приобретая услуги в турагентстве?
При выборе туристической компании, клиенты зачастую обращают особое внимание на стоимость услуг агентства. На практике же услуги агентства составляют совсем незначительную часть от общих расходов на поездки, в то время как основная часть затрат приходится на приобретение билетов, оплату проживания, трансферов и прочих услуг.
Покупая услуги в туристической компании, вы покупаете время и опыт специалистов, задача которых предложить вам продукт по самой низкой стоимости, для чего в их распоряжении целый арсенал средств. Предложенная турагентством стоимость может быть на порядок ниже, чем при покупке напрямую у провайдера, что позволит сэкономить бюджет даже с учетом стоимости услуг туристического агентства.
Какие же специальные возможности имеют туристические компании? И все ли турагентства могут предложить одинаковые возможности для клиента в плане экономии бюджета?
Авиаперелеты
Покупайте авиабилеты в агентстве с аккредитацией IATA.
Только такие агентства имеют право оформлять билеты и работают с авиакомпаниями напрямую. Все остальные компании являются посредниками и перепродают авиабилеты, купленные в IATA-аккредитованном агентстве. Помимо более низкой цены, работа с IATA-аккредитованным агентством имеет еще одно важное преимущество: в случае любых изменений вашей поездки, агентство может оперативно внести соответствующие изменения в авиабилет. Посредник такой возможности не имеет и будет вынужден обращаться в то агентство, где он приобрел для вас перелет. Это замедляет процесс и снижает качество обслуживания.
Заключение 3х-сторонних договоров с авиакомпаниями.
IATA-аккредитованное агентство может взять на себя все вопросы, связанные с получением для вашей компании конфиденциальных тарифов и скидок в авиакомпаниях. Имея опыт заключения подобных договоров, агентство поможет выделить приоритетные направления перелетов и правильно определить таргет, получив для вас наиболее выгодные условия. Ведь авиакомпании, как правило, заинтересованы указать в договоре как можно более высокий таргет, чтобы стимулировать увеличение продаж на своих рейсах. А для клиента это не всегда целесообразно.
Регистрация в программах лояльности авиаперевозчиков.
Многие авиакомпании и альянсы предлагают корпоративным клиентам бонусные программы (не путать с карточками часто летающих пассажиров). Участие вашей компании в такой программе позволяет экономить до 10% на авиабилетах. Туристическое агентство возьмет на себя все заботы по регистрации, внесению вашего туркода во все бронировки, ведению баланса и оформлению наградных билетов.
Оптимизация сложных маршрутов - это экономия до 30% общей стоимости перелета.
Грамотный авиаменеджер вручную подбирает наиболее эффективный маршрут, комбинируя возможности регулярных авиакомпаний с лоукост-перевозчиками и наземным транспортом.
Бронирование авиабилетов – преимущества перед мгновенной покупкой.
В агентстве можно забронировать авиаперелет, зафиксировав конкретную стоимость. В случаях, когда на рейсе остается небольшое количество мест в дешевых классах, вы располагаете некоторым временем для принятия решений, сохраняя при этом за собой низкий тариф. Эта возможность отсутствует при покупке билетов онлайн.
Выписка авиабилетов по выгодному курсу.
В условиях постоянного колебания курса валют, стоимость билета в гривневом эквиваленте все время меняется. В агентстве вам могут подсказать, в какой день будет выгоднее оформить билет, чтобы сэкономить до нескольких сотен или даже тысяч гривен.
Удешевление забронированных авиабилетов.
Некоторые агентства располагают специальными инструментами для круглосуточного отслеживания дешевых тарифов авиакомпаний. Если такой «робот» находит более низкую стоимость, он автоматически перебронирует ваш билет в более дешевый класс. Авиакассир агентства также имеет возможность поставить ваш билет на лист ожидания в более дешевом классе и перебронировать его по лучшей стоимости.
Наличие в агентстве нескольких систем бронирования.
Аккредитованные IATA агентства имеют две и более систем бронирования авиабилетов (GDS). Нередко цена на одинаковый перелет в разных системах существенно отличается. Один из последних примеров - введение авиакомпанией МАУ дополнительного сбора на авиабилеты в определенные системы бронирования. Также цена билета может отличаться исходя из особенностей файлирования тарифов и конвертации в гривну. Менеджер агентства сравнивает стоимость в разных GDS и предлагает наименьшую.
Отели
Наличие нескольких систем бронирования.
Многие агентства располагают сразу несколькими системами бронирования отелей, где представлены ведущие мировые провайдеры туристических услуг. Благодаря сравнению цен и курсов расчета в разных системах, менеджер может предложить наилучшую в данный момент стоимость проживания. И зачастую цена получается ниже, чем на популярном онлайн-ресурсе или официальном сайте отеля.
Наличие турпакетных тарифов.
В профессиональных системах бронирования представлены выгодные «турпакетные» тарифы, которые предлагаются в комплексе с авиаперелетом. Такие тарифы доступны только при бронировании в агентстве, их нет ни на популярных онлайн-ресурсах, ни на официальном сайте отеля.
Специальные условия оплаты.
Основным козырем при бронировании отелей онлайн всегда считалась возможность забронировать номер без предоплаты. На сегодняшний день многие агентства также предлагают клиентам отсрочку оплаты вплоть до нескольких дней до заселения в отель (за исключением невозвратных тарифов). При этом покупка проживания через агентство имеет ряд экономических преимуществ:
- оплата в гривнах позволит вам избежать сложностей с покупкой наличной валюты или курсовых неожиданностей при оплате кредитной картой;
- возможность зафиксировать сумму в гривнах позволяет сэкономить в условиях постоянного роста курса валют: даже если курс существенно вырастет - сумма в гривнах не изменится;
- в случае оплаченного проживания, вы можете не предъявлять кредитную карточку в отеле, тем самым избегая нежелательного или несанкционированного блокирования средств.
Страховка
Всем известно, что стоимость медицинской помощи за границей существенно выше, чем у нас. В свою очередь, стоимость туристического страхового полиса сравнительно небольшая. Покупка его поможет вашим сотрудникам избежать больших расходов, а также обеспечит им необходимую и своевременную помощь. Туристические агентства работают только с проверенными международными страховыми партнерами, что гарантируют вам компенсацию всех затрат.
Программы учета и аналитики
Экономия начинается с контроля бюджета деловых поездок.
Профессиональная туристическая компания всегда предоставит вам развернутые аналитические отчеты по вашим деловым поездкам. Это позволит вам оценить затраты и экономию средств, выстроить эффективную тревел-политику компании, а также выявить возможные резервы дополнительной экономии (заблаговременное бронирование, установление лимитов стоимости, бронирование услуг выбранных стратегических поставщиков и др.)
Дополнительные удобства, не стоящие денег
Обратившись в туристическое агентство для организации деловой поездки, вы также получите целый набор сопутствующих бесплатных услуг, позволяющих сэкономить ваше время и сделать поездку максимально эффективной.
- бронирование конкретного места в самолете заранее: зная ваши предпочтения, авиакассир сделает это по умолчанию;
- заказ специального питания на борту самолета и в отеле;
- оформление сверхнормативного и негабаритного багажа;
- регистрация на рейс и отправка вам посадочных талонов, в том числе в отель за границей;
- отслеживание всех изменений касательно вашего перелета и своевременное о них информирование; в случае задержки рейса авиаменеджер турагентства может пересадить вас на рейс другой авиакомпании;
- координация действий принимающих партнеров в случае изменения плана вашей поездки: сообщить в отель о позднем заселении в случае задержки рейса, скорректировать трансфер и т.д.
- оказание помощи в написании писем в авиакомпанию (возврат авиабилета по состоянию здоровья или в случае отказа в визе, компенсация за задержку багажа и пр.)
В заключение следует отметить, что деловой туризм - это такая же специфическая область знаний, как и многие другие. По мнению большинства крупных компаний, пользующихся услугами туристических агентств на постоянной основе, для успешного управления финансами в сфере деловых путешествий необходимо доверять работу специалистам. Не стоит тратить время для обучения своих сотрудников премудростям работы турменеджера.
Выбирайте правильного тревел-партнера, имеющего опыт организации бизнес-поездок, и вы сможете сэкономить не только время и деньги, но и сделать ваши поездки максимально эффективными.
